Gestion de projet avec Jira: le principal problème

Trop souvent en gestion de projet, le seul moment où quelqu'un se préoccupe d'avoir une vision d'ensemble est au tout début d'un projet ERP, après la phase de cahier des charges ERP et lorsque le chef de projet s'occupe de la tâche ingrate de décomposer l'ensemble du projet en une forêt de tickets Jira.

Tout l'intérêt du développement Agile est d'accepter que le projet évolue constamment au fil du temps et - bien que dans une moindre mesure - que plusieurs personnes, tous les membres de l'équipe, contribuent à cette évolution. Or comme Jira a débuté comme un outil de suivi des bogues, il est devenu un outil qui va à l'encontre de cette vision globale de projet, et favorise même l'effet tunnel si on n'y prend pas garde.

Au fond qu'est-ce que Jira ? C'est une suite de planification Agile, sensée être utilisé par des équipes modernes et efficaces. Mais de son passé d'outil de gestion de bogues, Jira a conservé l'utilisation des "tickets" comme unité fondamentale dans son fonctionnement. L'utilisation de l'outil d'Atlassian risque facilement être inefficace, voir hautement contre-productive, en fonction du découpage initial du projet d'implantation ERP en épopées et tâches qui font perdre la vision d'ensemble.

Quand le chef de projet ERP a tout décomposé en sous-composants (épopées et tâches) le découpage n'est pas toujours naturel. Quand il propose à l'équipe projet le déroulement prévu, en accordant environ 30 secondes par fonctionnalité au cours d'une réunion de planification, les risques sont élevés de perdre de vue la globalité. Surtout si la planification de l'ensemble du plan de projet est basée sur ces suppositions à moitié à l'aveugle, sans jamais les re-passer en revue en cours de projet ni prendre le temps d'une analyse plus réfléchie.

On ne peut pas tout mettre sur le dos de Jira, ce serait un peu simple. Mais la structure de Jira avec ses découpages en sous-composants contribue à la perte de vision d'ensemble, qui est justement la marque de ce que doit faire un chef de projet avec l'équipe de consultants engagée sur le projet d'implantation de l'ERP. L'enjeu est de garder la macro-vision globale du projet en même temps que les consultants travaillent sur ses plus petits micro-détails. Se concentrer sur les détails est le rôle du consultant ERP, qui fait avancer ses tâches, et c'est bien naturel. 😄

Le but d'une épopée Jira est d'être décomposée en petits morceaux (les tâches confiées aux consultants techniques et fonctionnels) sur lesquels on peut travailler indépendamment et parallèle des autres consultants. Il faut juste être conscient que Jira apprend implicitement à chaque consultant engagé sur le projet à ignorer la vision globale. Si le chef de projet n'en est pas conscient, la difficulté devient extrême. Je le dis comme je le pense, Jira encourage la désintégration de la vision globale.

Je ne dis pas que Jira ou même Youtrack n'ont pas leur place dans un projet. Ils sont très utiles lorsque le chef de projet en est au point où il est logique de décomposer les choses en petits morceaux et de les terminer de manière séquentielle. Car il faut reconnaître que Jira tout comme Youtrack sont extrêmement bons pour le suivi des problèmes, anomalies, incidents, bogues. Mais le fonctionnement de Jira est une pression implicite sans fin pour que les tickets soient marqués comme terminés, pour qu'ils passent à la phase suivante.

Dans l'esprit de Jira, les tickets sont pris en charge par les consultants, on s'y concentre jusqu'à ce qu'ils soient terminés, puis on les transmet, sans jamais les revoir. On connaît le cycle de vie classique chez un éditeur de logiciel de gestion ERP : atelier de spécification, conception, développement, recette en environnement de test et validation par les key-users, mise en place sur l'environnement utilisateur en production. C'est le fonctionnement classique en cascade (waterfall), on connaît le cycle en V et ses avantages, ce n'est pas nouveau.

Or Jira, outil soit disant Agile, remplace une grande cascade par un millier de petites cascades. Or son fonctionnement était censé être fondamentalement différent. Bref on n'en sort pas.

Garder simultanément à l'esprit la macro et la micro-vision d'un projet pendant que vous travaillez, c'est plus facile à dire qu'à faire. C'est l'enjeu du chef de projet. Jira est vraiment bon pour gérer les micro-tâches. Mais le chef de projet a clairement besoin d'un autre outil pour la vision macro.

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Aix en Provence, le 23 septembre 2021

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